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Personalrat
Hauptdienststelle

TU München
Barer Str. 21
80333 München

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Fax. +49.89.289-22088

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Dienstvereinbarung Telekommunikationsanlage HiPath

Die TKA mit ihren Leistungsmerkmalen ist technisch und organisatorisch so realisiert, dass das Ab­speichern, Übermitteln und Bekanntgeben personenbezogener oder auf Personen beziehbarer Daten auf ein Mindestmaß beschränkt wird. Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Belange der Beschäf­tigten sowie der berechtigten Interessen der Dienststelle schließt die Technische Universität München und der Gesamtpersonalrat gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75 a Abs. 1 BayPVG folgende Dienstvereinbarung:

1.

Gegenstand, Zweckbestimmung

Die TKA wird zur Sprachkommunikation, Daten- und Dokumentenkommunikation eingesetzt. Dazu werden ausschließlich unveränderte Originalprogramme des Herstellers verwendet. Eine weitergehende Nutzung der Anlage ohne zusätzliche Vereinbarung wird ausgeschlossen.

Die TKA hat folgende Vernetzungen:

  • die Hauptanschlüsse zum öffentlichen Telefonnetz,
  • die Anschlüsse vom internen Hochschulnetz,
  • die Anschlüsse zum Behördennetz Freistaat Bayern (Querverbindungen).

Die Verbindungen der Anschlüsse vom internen Hochschulnetz mit anderen DV-Systemen sind in Anlage 1 beschrieben.
Eine weitergehende Vernetzung findet nicht statt.
Zur Sicherstellung der Funktionsbereitschaft der TKA kann mit der Fa. Siemens eine Verbindung für die Fernwartung geschaltet werden.
Eine Übersendung der im Rahmen des Fernsprechverkehrs gespeicherten Daten an andere DV-Systeme – gleich welcher Art – ist unzulässig.

2.

Anwendungs- und Geltungsbereich

Die Regelungen der Dienstvereinbarung gelten im Bereich der Technischen Universität München - Standorte München und Garching.
Für die Einzelanlagen der Außenstellen o.g. Standorte der TUM ist die Dienstvereinbarung sinngemäß anzuwenden.

3.

Sicherung der Persönlichkeitsrechte

Die TKA dient als Arbeitsmittel und wird nicht zum Zweck der Leistungs- und Verhaltenskontrolle, bezogen auf Beschäftigte oder Gruppen von Beschäftigten, angewendet (ausgenommen Gebührendatenerfassung und -auswertung, Ziffer 5).
Soweit aus den anfallenden Daten Erkenntnisse gewonnen werden, die Rückschlüsse auf die Leistung oder das Verhalten von Beschäftigten ermöglichen, dürfen diese weder zur Beurteilung der Beschäftigten herangezogen noch zur Ermittlung von Leistungs- oder Verhaltensrichtlinien verwendet werden. Personelle Maßnahmen sind unzulässig, wenn sie auf Informationen beruhen, die durch eine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses gewonnen werden.

Alle Beschäftigten, die mit der Erfassung, Bearbeitung, Verteilung und Auswertung von Kommunikationsdaten betraut sind, sowie das Wartungspersonal sind auf die Datenschutzvorschriften nach dem Datenschutzgesetz und auf deren Einhaltung zu verpflichten. Sofern bei Arbeiten (einschließlich Fernwartung) an der bestehenden TKA den damit Beschäftigten (Befugten) Informationen bekannt werden, die gemäß Dienstvereinbarung oder anderer Bestimmungen vertraulich zu behandeln sind, haben sie über den Inhalt Stillschweigen zu bewahren, ebenso über Erkenntnisse, die Rückschlüsse auf das Verhalten der Kommunikationsteilnehmer zulassen könnten. Werden dabei in der Anlage Fehler/Defekte bekannt, welche die Persönlichkeitsrechte nur ungenügend sichern, sind über die Dienststelle der Datenschutzbeauftragte und der Gesamtpersonalrat unverzüglich zu unterrichten. Es werden geeignete Maßnahmen getroffen, um eine Wiederholung auszuschließen. Führen diese Maßnahmen im angemessenen Zeitraum nicht zum Erfolg, so ist über die weitere Vorgehensweise – bezogen auf den Fehler – Einvernehmen herzustellen.

Die von der TKA HiPath erfassten und zwischengespeicherten personenbezogenen oder auf Personen beziehbaren Daten sind so früh als möglich zu löschen – d.h. sobald der Zweck der Speicherung erfüllt ist – ohne dass dies von dem betroffenen Beschäftigten ausdrücklich verlangt werden muss.

4.

Leistungsmerkmale der TKA

Der Gesamtpersonalrat erhält die vollständigen technischen Unterlagen der Firma Siemens über die Möglichkeiten und Funktionen des Systems HiPath. Die für die TUM an den Standorten München und Garching einschließlich der Außenstellen zum Einsatz kommenden Funktionen sind in der Siemens-Kurzanleitung für die Endgeräte aufgeführt. Der Gesamtpersonalrat erhält auf Anforderung Einsichtnahme in die Unterlagen.

4.1

Zum Einsatz kommende Leistungsmerkmale

Die Leistungsmerkmale der TKA werden für die einzelnen Anschlüsse individuell und bedarfsorientiert aktiviert. Die jeweils benötigten Leistungsmerkmale und die zu ihrem Einsatz benötigten technischen unterschiedlich ausgestatteten Telefonendgeräte und Faxe werden durch die organisatorischen Aufgabenstellungen festgelegt. Die jeweiligen Systemfunktionen für das Telefonieren und deren Leistungsmerkmale sind abhängig von den eingesetzten Telefonendgeräten.

4.2

Folgende Leistungsmerkmale dürfen nicht aktiviert werden:

Aufschalten auf eine bestehende Verbindung
Ausgenommen, die Vermittlung.

Fangeinrichtung von Anrufen
Die Rufnummer des Anrufers darf nicht auf einem Ausdruck festgehalten werden. (Ausnahme: Auf Veranlassung von Strafverfolgungsbehörden)

Zeugenzuschaltung
Die Möglichkeit, bei einem internen oder externen Gespräch einen Zeugen netzweit zuzuschalten, ohne dass der Partner etwas davon bemerkt ist nicht gegeben. Die Funktion ist deaktiviert.

4.3

Folgende Leistungsmerkmale dürfen nur unter nachgenannten Voraussetzungen benutzt bzw. aktiviert werden:

Freisprechen/Lauthören
Freisprechen (Beschäftigte telefonieren mit aufgelegtem Handapparat) bzw. Lauthören (Teilnehmer kann im Gespräch Lautsprecher einschalten, damit Personen im Raum auch seinen Gesprächspartner hören können) ist nur mit Zustimmung aller Beteiligten zulässig.

Rückruf im Besetztfall und im Freifall
Rückrufaufträge dürfen nicht ausgewertet werden.

Heranholen eines Rufs an die Nebenstelle (Anrufübernahme innerhalb einer Arbeitsgruppe)
Rufnummer und Name werden innerhalb der Arbeitsgruppe nicht angezeigt, soweit eine Nebenstelle mehreren Beschäftigten zugeordnet ist und die Beschäftigten nicht zustimmen.

Konferenzschaltung
Es ist jedem Teilnehmer möglich, während einer bestehenden Verbindung weitere Teilnehmer hinzuzuschalten. Diese Möglichkeit ist jeweils nur für einen Verbindungsaufbau aktiv. Der Konferenzstatus (Anzahl der Konferenzteilnehmer) wird je nach Endgerätetyp am Display der Teilnehmer angezeigt. Eine Konferenzschaltung darf nur nach Zustimmung durch den/die Gesprächspartner erfolgen.

Vorzimmmeranlagenfunktion (Chef- Sekretärfunktion)
Hier wird durch je eine LED angezeigt, ob die Leitung zu einer der oben genannten Personen belegt ist.

4.4

Sonstige Leistungsmerkmale:

Ohne Einverständnis des Nebenstelleninhabers dürfen andere Personen auf die abgespeicherten Informationen zu den Leistungsmerkmalen wie z.B. Namenstasten, Anruferlisten, HiPath Xpressions (Voice-Mail, Fax-Mail, E-Mail, SMS) nicht zugreifen. Beschäftigte dürfen nicht zur Herausgabe ihrer PIN-Nummer veranlasst werden.

5.

Gebührendatenerfassung und -verarbeitung

5.1

Art der erfassten Gesprächsdaten (Verbindungs- und Gebührendaten):

Die TKA HiPath mit Gesprächsdatenerfassung zeichnet nur Daten für jedes abgehende Telefongespräch (Orts-, Nah- und Fernbereich) auf.
Folgende Gesprächsdaten werden erfasst und gespeichert:

  • Rufnummer der rufenden Nebenstelle (Nebenstellennummer)
  • Vorwahl und Rufnummer des angewählten Gesprächsteilnehmers (Zielnummer)
  • Datum und Uhrzeit
  • Gebühreneinheiten und -betrag

Alle internen Gespräche und ankommenden externen Gespräche sind von der Erfassung, Speicherung und Auswertung ausgeschlossen.

Private Gespräche, die über dienstliche Fernsprechanlagen geführt werden dürfen, werden als solche gekennzeichnet.

5.2

Schutz, Auswertung und Ausdruck der erfassten Gesprächsdaten

Es ist organisatorisch sicherzustellen, dass nur die für die Kostenkontrolle zuständige Stelle, im Rahmen des nachfolgend festgelegten Umfangs, Kenntnis von den erfassten Gesprächsdaten erlangt.
Abrechnungsausdrucke können regelmäßig am Ende eines Monats erstellt werden. Dabei verbleibt eine Ausfertigung bei der Abrechnungsstelle.
Jede andere Form des Zugriffs auf Daten, die bei Telefongesprächen anfallen, ist unzulässig.

Bei privaten Gesprächen dürfen die erfassten Daten ausschließlich zur Abrechnung mit den Betroffenen verwendet werden. Der Ausdruck wird getrennt von den Ausdrucken über dienstliche Gespräche erstellt und so an die betroffenen Beschäftigten übersandt, dass für Dritte die Gespräche unkenntlich bleiben. Beim Ausdruck der Daten ist die Zielnummer verkürzt auszudrucken. Auf ausdrücklichen Wunsch der/des Beschäftigten ist der Ausdruck der vollständigen Zielnummer zulässig. Verfügen mehrere Personen über eine Nebenstelle, kann auf Wunsch der Ausdruck mit einer personenspezifischen Kennung (PIN) erfolgen.
Mit dem Führen eines privaten Gesprächs willigt die/der Beschäftigte in die Erfassung, den teilweisen Ausdruck sowie die Verwendung dieser Gesprächsdaten zu Abrechnungszwecken ein. Dies ist auf der Abrechnung zu vermerken. Wird von einer/einem Beschäftigten das Einverständnis verweigert, ist es ihr/ihm untersagt, private Gespräche über die Fernsprechanlage der TUM zu führen.

Zum Zweck der Abrechnungs- und Wirtschaftlichkeitskontrolle können für jede Nebenstelle – mit Ausnahme der privaten Gespräche – die gespeicherten Daten über die Summe der Gebühreneinheiten aller Nebenstellen und deren Kosten sowie die Summe der Gebühreneinheiten pro Nebenstelle und deren Kosten ausgewertet und ausgedruckt werden.
Eine weitere Verarbeitung, Aufrechnung oder Auswertung findet nicht statt.

5.3

Löschung von Daten; Vernichtung von Ausdrucken; Schutz der Beschäftigten

Für jeden Abrechnungszeitraum werden Abrechnungsdaten, aus denen die Einzelverbindungen jeder Nebenstelle rekonstruiert werden können, auf einem externen Speichermedium (DVD) gespeichert. Die nach Ziffer 5.1 gespeicherten Daten eines Abrechnungszeitraums werden zu Beginn des folgenden Abrechnungszeitraums im System gelöscht. Die auf dem externen Speichermedium gespeicherten Daten werden nach drei Jahren gelöscht. Vor einer Rekonstruktion von privaten Abrechnungsdaten aus den extern gespeicherten Daten ist die/der Betroffene und die zuständige Personalvertretung zu informieren. Die maschinellen Ausdrucke der Abrechnung der privaten Gespräche sind nach erfolgter Bezahlung zu vernichten.
Allgemeine Vorschriften über den Persönlichkeits- und Datenschutz sind zu beachten und werden durch diese Dienstvereinbarung nicht berührt.

5.4

Schutz für besondere Teilnehmergruppen

Die vorstehend genannten Regelungen gelten mit der Maßgabe für den Gesamtpersonalrat, die jeweiligen örtlichen Personalvertretungen, die Gesamtjugend- und Auszubildendenvertretung, die jeweiligen örtlichen Jugend- und Auszubildendenvertretungen, die Gesamtschwerbehindertenvertretung und die jeweiligen Schwerbehindertenvertretungen, dass die Zielnummern von Gesprächen, die diese in Erfüllung ihrer jeweiligen personalvertretungsrechtlichen bzw. gesetzlichen Aufgaben führen, nicht erfasst werden sollen, soweit dies technisch möglich ist. Im Fall einer zwangsläufig durch die TKA erfolgten Aufzeichnung der Zielnummern ist jedoch organisatorisch sicherzustellen, dass diese nicht ausgewertet und ausgedruckt werden. Die Kontrolle erfolgt durch die jeweilige Vertretung.
Ausgedruckte Daten über dienstliche Telefongespräche der o.g. Vertretungen dürfen dem Dienststellenleiter oder einem von ihm Beauftragten zur fachlichen Kontrolle und Stellungnahme nicht zugeleitet werden.
Bei privaten Telefongesprächen gelten die Regelungen in Ziffer 5.1 bis Ziffer 5.3 entsprechend.

5.5

Mithörschutz und Aufzeichnungsverbot von Gesprächsinhalten

Ohne ausdrückliche Zustimmung der Gesprächspartner darf sich niemand dadurch Kenntnis vom Inhalt der Telefongespräche verschaffen, dass er diese mithört. Unbefugte Aufzeichnungen, der Einbau und die Benutzung von Mithöreinrichtungen sind nicht zulässig. Das gleiche gilt für jede andere technische Form der Wahrnehmung vom Inhalt solcher Telefongespräche (vgl. Nr. 3.1.6 der Bekanntmachung über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen - Dienstanschlussvorschriften - BayDAV).
Einrichtungen, die der Vermittlung von Telefongesprächen dienen und es der Vermittlung ermöglichen, sich in laufende Telefongespräche einzuschalten, sind zulässig. Die zu diesem Zweck erfolgte Einschaltung sowie jede andere Art des Dazuschaltens durch Dritte in Telefongespräche der Beschäftigten muss für die Gesprächsteilnehmer durch ein akustisches Signal (begleitendes Ticker-Zeichen) kenntlich gemacht werden.

6.

Informationsrechte

Die Beschäftigten sind über die Inhalte dieser Dienstvereinbarung in geeigneter Weise zu informieren. Sie haben jederzeit das Recht, Einblick in diese Dienstvereinbarung zu nehmen, die bei den Personalverwaltungen der Standorte München und Garching und beim Gesamtpersonalrat sowie bei den jeweiligen örtlichen Personalvertretungen für alle zugänglich aufliegt.
Dem Gesamtpersonalrat sind alle Unterlagen (Protokolle) über die Arbeitsweise der Funktionseinheiten der TKA einschließlich aller systemtechnischer Abläufe und Aufrufe zur Verfügung zu stellen, so dass ein vollständiger Einblick in alle Betriebsabläufe gewährleistet ist. Dasselbe gilt für die Datei der aktuellen Leistungsmerkmale. Ihm ist auf Wunsch Zutritt zu den Räumen zu gewähren, in denen sich das Betriebsterminal, Anlagenteile und/oder angeschlossene Systeme davon befinden, um die Arbeitsweise der Funktionseinheiten im Sinne dieser Dienstvereinbarung überprüfen zu können. Dazu darf der Gesamtpersonalrat im Einvernehmen mit der Dienststellenleitung Fachleute zu Rate ziehen. Die Rechte nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz bleiben hiervon unberührt.

7.

Änderungen und Erweiterungen

Änderungen und/oder Erweiterungen der TKA oder der in dieser Dienstvereinbarung festgelegten Leistungsmerkmale sowie Vernetzungen mit anderen Anlagen als an den in Ziffer 2 aufgeführten Standorten der TUM bedürfen der vorherigen Zustimmung durch den Gesamtpersonalrat.

8.

Missbräuchliche Nutzung der TKA

Das Führen privater Telefongespräche darf die betrieblichen Abläufe nicht beeinträchtigen. Werden private Telefongespräche als dienstliche Telefongespräche gekennzeichnet und/oder andere Telefonanschlüsse für private Zwecke ohne Einwilligung des Nebenstelleninhabers benutzt, sind dies schwerwiegende Verfehlungen der/des Beschäftigten. Es steht ihnen frei, sich bei arbeitsrechtlichen Maßnahmen an ihre jeweilige Personalvertretung zu wenden.

9.

Schlussbestimmungen, Inkrafttreten

9.1

Personelle Maßnahmen, die auf einer falschen oder unzulässigen Anwendung der TKA bzw. der Leistungsmerkmale basieren oder die durch Verstoß gegen diese Vereinbarung oder ohne Beteiligungsrechte des Gesamtpersonalrates zustande kamen, sind unwirksam. Personenbezogene Erkenntnisse aus einer solchen Anwendung dürfen weder bei internen Beurteilungen sowie beamtenrechtlichen Beurteilungen noch bei arbeitsgerichtlichen Verfahren als Beweismittel verwendet werden.

9.2

Die Dienstvereinbarung tritt am Tag der Unterzeichnung in Kraft.
Sie kann vorzeitig von beiden Seiten mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. Die Parteien haben unverzüglich eine neue Dienstvereinbarung abzuschließen.
Mit Inkrafttreten dieser Dienstvereinbarung werden alle bisher abgeschlossenen Dienstvereinbarungen mit den jeweiligen Nachträgen für die Beschäftigten des Geltungsbereichs (siehe Ziffer 2) außer Kraft gesetzt.

9.3

Die Anlage 1 ist Bestandteil dieser Dienstvereinbarung. Sie kann jederzeit von der TUM-Fachabteilung im Einvernehmen mit dem Gesamtpersonalrat angepasst werden.

10.

Salvatorische Klausel

Soweit die Unvereinbarkeit einzelner Regelungen dieser Dienstvereinbarung mit anderen rechtlichen Regelungen oder Vollzugsbestimmungen festgestellt wird, berührt dies die Gültigkeit der übrigen Vereinbarung nicht. Gesamtpersonalrat und Dienststelle bemühen sich dann eine Regelung zu treffen, die dem Sinn und Zweck der unvereinbaren oder ungültigen Regelung weitestgehend entspricht.

München, 08. Feb. 2012

Albert Berger
Kanzler
Technische Universität München

Univ.-Prof. Dr. Drs. h.c. Wolfgang A Herrmann
Präsident
Technische Universität München


Johann Wittner
Vorsitzender
Gesamtpersonalrat TUM